常理来看，有价值的企业软件会完全按照它的承诺行事，在整个企业中工作以解决许多且通常完全领域不同的挑战。当财务和会计总监感叹他的部门从门户网站和电子邮件检索发票并将信息输入 SAP 的手动流程时，他可能不会意识到完全相同的软件可以解决首席收入官主动监控竞争对手定价并自动匹配的愿望或削弱或 IT 经理希望自动化用户设置和配置。

解决您组织中的这些以及数百个其他痛点的解决方案？机器人流程自动化 (RPA)是一种使用软件机器人自动执行重复性任务和手动流程的技术——通过与网站、业务和桌面应用程序、数据库和人员交互来执行重复性且通常是平凡的工作，从而增强员工的工作。

当自动化无处不在时，您如何确定它们的优先级？如何部署它们？

首先要考虑大容量、高价值和高风险。

大量、高度重复的流程很容易成为自动化的目标，因为它们需要花费大量时间来完成需要更多人类思考和同理心的工作。这些流程最终会限制您的组织发展和扩展的能力。

高价值流程对您的组织非常重要，例如销售报价等“金钱”流程或创造更好的客户体验和减少客户流失的流程。

高风险流程可能会使您的公司因错误或延误而陷入困境。也许复制粘贴错误会导致代价高昂的合规违规，或者流程积压导致错过最后期限。

AIIM最近发布的关于核心业务流程数字化的行业观察报告指出RPA和智能捕获等技术不仅为改进流程提供了机会，而且还为重新思考流程提供了机会。

以下是您可以使用 RPA 跨部门自动化的 10 个流程：

1.供应商、客户和员工入职

尽管这些流程涉及财务和会计、销售/新客户和人力资源（只需少量 IT），但它们同样适合自动化，因为它们三者通常都涉及大量文书工作、审查和冗长在您的公司和另一方之间来回切换。借助 RPA，您可以设计一个完全自动化的入职流程，甚至包括自动状态通信以及将信息与您的内部系统完全集成。

2.供应商、客户和员工维护

同样，这些各方经常需要更新，无论是员工提交地址变更表，还是供应商或客户需要重新签署年度合同。RPA 擅长自动化由另一个事件（周年纪念日）、日期（所有合作伙伴合同到期 8 月 1 日）或流程或任务（员工填写地址变更）触发的流程。RPA 确保数据在所有系统中实时准确更新。

3.报告汇总

这个过程对于财务和会计来说尤其耗时，尤其是在月末、季度末或年末，当所有人员都在疯狂地编译信息时。RPA 可以在很短的时间内自动收集和聚合数据，留下带宽和脑力来利用这些信息来获得洞察力。

4.工资单处理

不断变化的税法、报告要求以及简单地使用不相互通信的系统可能会占用每个月的时间来处理工资单。RPA 能够收集和连接多个系统之间的数据，例如时间跟踪、人力资源和员工管理、应付账款和总账——更不用说为税务和各个部门提供会计报告——使其在自动化这个过程中非常宝贵。

5.客户尽职调查

虽然我们在上面谈到了客户入职，但我们没有提到许多客户入职会议室中的大象：跟上并遵守客户尽职调查、了解您的客户和反洗钱等法规是昂贵且具有挑战性的。RPA 将自动从任何内部或外部来源获取、增强和交付您需要遵守的精确数据——它可以在更短的时间内检查更多的数据点，从而为您提供更全面的评估。

6.有竞争力的定价和监控

根据 Retail Dive 的消费者调查，近 60% 的购物者在商店使用手机时会查看产品信息和价格。在网上，他们访问比较购物网站。Amazon.com 等平台上的第三方商家经常使用重新定价软件来自动执行耗时的工作以跟上竞争对手的步伐。由于客户和竞争对手掌握了这种权力，因此对您的组织来说，掌握竞争对手的情况至关重要。RPA 可以根据您的规格实时监控和警告或主动重新定价，因此您不再依赖需要数天或数周才能编译的过时报告。

7.CRM 更新

销售人员只想销售——这是他们擅长的以及他们的报酬方式。更新 CRM 等数据输入并不是任何人的首要任务，但这些信息对于您的公司做出明智的战略决策至关重要。让 RPA 通过自动更新将这项任务从您手中解放出来，收集有关您的潜在客户的情报并将其发布在 CRM 的适当字段中。

8.订单处理

订购过程可能涉及许多耗时的手动任务，例如地址验证、数据输入、打印发票和运输标签，以及更新仓库库存和在库存不足时重新订购。RPA 可以自动化和协调这个过程——作为一个软件机器人而不是一个物理机器人，它唯一不能为你做的就是挑选和打包盒子。

9.装运计划和跟踪

在内部系统和门户之间安排、更新和报告装运状态是一项非常手动的工作，而且付出的代价通常是客户体验。RPA 可以从收到的电子邮件中提取货运请求，在您的调度系统中记录作业，并在客户和/或承运人门户中提供取件时间。

10.用户设置和配置

我们从上面的 HR 方面讨论了员工入职。在 IT 方面，必须有人添加和配置新用户，以便新员工可以登录到他们的计算机、电子邮件、网络等。让 RPA 自动化这个过程，这样您的员工就可以专注于积压中更高价值的工作。发现更多使用 RPA 实现自动化的方法。

关于自动办公软件机器人在人力资源、财务、会计、IT等领域的应用案例